DEPARTAMENTO DE PLANTA FISICA - SECCIONES SERVICIOS GENERALES Y ASEO Y MANTENIMIENTO

Objetivo del  Proceso

Garantizar el adecuado mantenimiento, crecimiento y uso de la infraestructura física de la Universidad La Gran Colombia, para el buen funcionamiento de las actividades propias de cada uno de los procesos académicos y administrativos. 

ALCANCE DEL PROCESO

Desde la planeación, hasta la ejecución y cumplimiento del cronograma anual de mantenimiento y atención prioritaria de solicitudes en la sede de Bogotá D.C.  

Procesos  del Departamento de Planta Física en coordinación con las secciones de Servicios Generales y Mantenimiento y Aseo

  1. Planificación Espacial: Organiza y distribuye la Planta Física de la Universidad - Asigna los espacios de acuerdo a la viabilidad y necesidad.
  2. Desarrollo de Proyectos: Estudio, análisis y Diseño de Obras a ejecutar - Obra civil por personal interno - Adquisición de Mobiliario y/o Contratación de Obra Civil. 
  3. Mantenimiento de Infraestructura Física: Mantenimiento Preventivo, Mantenimiento correctivo, Mantenimiento de limpieza y orden - Brigadas - Control de inventario de aseo y cafeterías.
  4. Actividades de Apoyo: Realiza acompañamiento para la atención de eventos y Jornadas especiales. 

POLÍTICA DE OPERACIÓN

  1. Se atenderán las solicitudes de servicios en el orden de recepción, excepto cuando una de estas sea de carácter urgente, aspecto que será determinado por los encargados de cada uno de los procedimientos relacionados con dicho mantenimiento (Infraestructura Física, Sistemas eléctricos, equipos de refrigeración).
  2. Cuando las actividades de mantenimiento o reparación no pueden ser atendidas por personal de la Institución debido a su complejidad, tamaño u otro concepto, se contratará con empresas externas la solución a estas necesidades.
  3. El tiempo de atención de las actividades prioritarias no será mayor a tres días hábiles, de acuerdo a la viabilidad, la programación y al carácter de la solicitud.
  4. Siempre se velará por la seguridad y vigilancia de las personas e instalaciones de la Institución, utilizando personal propio o contratado, bajo los parámetros existentes al respecto.
  5. Para la asignación de transporte, tendrán prioridad las practicas académicas programadas, sobre las otras solicitudes de carácter administrativo, cultural, etc.
  6. El cronograma Anual de mantenimiento será de estricto cumplimiento, obras adicionales o mantenimiento no programado dentro de este cronograma, será incluidas para el año siguiente bajo autorización expresa de las vicerrectorías y con su adecuada asignación presupuestal.
  7. El Departamento de Planta Física es el único ente autorizado para adjudicar espacios en la Universidad, previo estudio de viabilidad y bajo el aval de Rectoría y Vicerrectoría Administrativa. La administración de las salas de computo estará a cargo del Departamento de Sistemas y los Auditorios a cargo de Medios Audiovisuales.
  8. Se asignarán espacios temporales previa solicitud al departamento, para la exhibición promocional de bienes y servicios en el interior de las instalaciones de la universidad para actividades académicas, empresariales, culturales o de bienestar y para eventos promocionales de tipo comercial, cuando sean en beneficio de la comunidad universitaria, previo visto bueno de la Vicerrectoría administrativa.